Fiesta de fin de año de empresa en Barcelona: el calendario completo

Una fiesta de fin de año que sale bien depende del orden de las decisiones, no del presupuesto. La fecha y el espacio se bloquean primero, la animación justo después, y el resto se ajusta. Este es el calendario que vemos funcionar en los eventos de empresa en Barcelona, y las dos etapas que casi todo el mundo aplaza sin razón.

¿Con cuánta antelación hay que reservar?

Cuente de cuatro a seis meses para un evento de fin de año, y más si busca un viernes de diciembre. Los espacios más solicitados se van primero, seguidos de los proveedores técnicos, que bloquean sus fechas de diciembre desde finales del verano.

En los eventos corporativos, lo habitual es empezar entre abril y junio, y el límite cómodo se sitúa a mediados de septiembre. A partir de octubre se entra en recuperación: todo sigue siendo posible, pero hay que aceptar cierta flexibilidad en la fecha, en el espacio o en ambos.

El calendario, etapa por etapa

Cuándo	Qué se decide	Por qué en ese momento
D-180 a D-120	Fecha, presupuesto global, número de invitados, espacio	Los tres viernes de diciembre más solicitados son los primeros en ocuparse
D-120 a D-90	Formato de la fiesta, catering, animación principal	La animación determina el plano de la sala: no se elige al final
D-90 a D-60	Invitaciones, escenografía, personalización con su marca	Los diseños que hay que validar internamente llevan más tiempo de lo previsto
D-60 a D-30	Validación de los diseños, plano de la sala definitivo, ficha técnica del espacio	Es entonces cuando aparecen las limitaciones de montaje y de acceso
D-30 a D-7	Recordatorios, confirmaciones, briefing de los equipos y de los proveedores	El índice de asistencia depende de los recordatorios, no de la invitación
Día D	Montaje, pruebas, recepción	Prever de 45 minutos a 1 hora de montaje para una animación fotográfica
Después del evento	Recuperación de los contenidos	Una galería entregada en los días posteriores al evento todavía se usa; a D+15, ya nadie la mira

Las dos etapas que todo el mundo aplaza

La animación. A menudo se deja para el final, después del catering y de la decoración. Es un error de orden: la animación determina dónde se reúne la gente, por tanto el plano de la sala, y por tanto el ritmo de la fiesta. Elegida a D-20, acaba colocada en un rincón libre en lugar de en el sitio donde generaría movimiento.

La recuperación de los contenidos. Nadie piensa en ella antes, y todo el mundo la reclama después. Haga la pregunta en el momento del presupuesto: en qué plazo recibe las imágenes, en qué formato y con qué derechos de uso.

¿Y si ya va con retraso?

En noviembre, los eventos de menos de 150 personas conservan opciones reales. Por encima, compite por las cancelaciones. Tres ajustes desbloquean la mayoría de las situaciones: pasar a un jueves en lugar de un viernes, apuntar a la primera quincena de diciembre en lugar de la segunda, o aplazar el evento a enero y convertirlo en una fiesta de inicio de año.